A-yearbook for us...
Buku Tahunan Sekolah atau Yearbook adalah sebuah album kenangan selama siswa di sekolah yang berisi kumpulan foto-foto kegiatan serta foto profile calon alumni dari suatu angkatan di sebuah sekolah.
Akhir tahun 2016 ini, pekerjaan disamping mengajar yang saya lakukan adalah mendampingi siswa membuat buku tahunan sekolah atau yearbook.
Pekerjaan ini adalah tugas kedua yang saya terima sejak proyek yearbook tahun lalu.
Tim kami, terdiri dari vendor yang sejak tahun lalu sudah membantu kami membuat yearbook. Selanjutnya para perwakilan siswa dari masing-masing kelas 12 yang kami sebut koordinator kelas (korlas). Terakhir saya, penanggung jawab dari pihak sekolah.
Saya menyebutnya tim, karena kami bersama-sama mengerjakan buku tahunan yang kelihatannya mudah dan sederhana. Walaupun pada kenyataannya pembuatan buku tahunan sekolah atau yearbook membutuhkan curahan tenaga, pikiran dan waktu yang sangat besar bagi saya, vendor dan para korlas.
Tahap pertama yang sangat penting untuk dilakukan adalah menampung aspirasi para korlas dan menyusunnya menjadi rangkaian konsep tertulis yang spesifik.
Pada bagian awal ini, yang paling sulit adalah menemukann konsep yang pas dengan keinginan semua korlas dan membuatnya menjadi satu konsep besar yearbook. Konsep ini akan menjadi nafas dalam setiap foto dan desain yang akan dituangkan dalam yearbook itu sendiri. Yearbook sendiri adalah bagian dari promosi sekolah. Maka menentukan tema akan membantu pihak sekolah menunjukkan kemampuan siswa dalam membuat konsep terbaik dari kreatifitasnya. Yearbook sekolah kami tahun ini mengusung tema free art dengan warna pastel sebagai pilihan konsep warna isinya.
Tahap kedua adalah menentukan dan menuliskan secara spesifik tampilan yearbook yang diinginkan. Pada bagian ini, korlas harus diajak duduk bersama dan berdiskusi mengenai jumlah halaman yearbook yang diinginkan, jenis dan ukuran kertas yang akan digunakan. Jenis kertas ini meliputi cover luar, cover dalam dan halaman-halaman isi yearbook. Setelah menentukan jenis dan ukuran kertas, kita beranjak ke jenis finishing yang akan digunakan. Laminasi doff atau glossy. Setelah selesai dengan jumlah halaman dan jenis kertas serta finishing yang dipilih, bagian yang juga penting adalah menentukan jenis jilid yang digunakan. Penjilidan dengan sistem jahit benang dan lem, atau lem saja dan stappler, ring atau spiral yang terbuka atau tertutup. Hal lain lagi yang perlu dipertimbangkan dari proses menentukan spesifikasi percetakan adalah memilah unsur tambahan apa saja yang akan dimasukkan kedalam yearbook. Misalnya gambar atau foto pop-up, DVD (baik musik maupun foto atau video), continuous paper untuk foto yang ukurannya diluar standar yang digunakan, juga kemasan yearbook itu sendiri. Panitia juga perlu menentukan jumlah buku yang akan dicetak. Perlu dicatat bahwa semakin banyak jumlah buku yang dicetak maka biaya cetak akan semakin murah. Jumlah buku 100 sampai dengan 200 eksemplar biasanya akan membutuhkan biaya yang sama besarnya. Semua hal diatas akan menentukan biaya cetak satu buah yearbook.
Selanjutnya, masih menjadi bagian dari langkah kedua dalam pembuatan yearbook adalah Penentuan coverage produksi yearbook. Pada langkah ini korlas perlu mendikusikan mengenai berapa banyak sesi pemotretan yang perlu dilakukan, dimana saja lokasi yang dipilih, apakah perlu menyewa tempat yang dijadikan untuk lokasi pemotretan, siapa yang berkewajiban menanggung biaya akomodasi dan transportasi vendor, berapa lama durasi satu sesi pemotretan (termasuk jika dilakukan diluar sekolah), dan terakhir yang perlu dipastikan kepada pihak vendor adalah memastikan bahwa perlatan yang digunakan memerlukan biaya sewa tambahan atau tidak. Yang menjadi catatan dalam proses menyelesaikan langkah kedua bagi saya dan para korlas tahun ini bahwa banyak vendor yang datang kepada kami dengan harga yang murah, namun ternyata kami hanya bisa melakukn sesi pemotretan di sekitar sekolah atau dalam Kota Bogor dan sekitarnya. Belum lagi sesi pemotretan yang hanya berjumlah 5 sampai 7 sesi dari 13 sesi yang kami butuhkan. Ditambah lagi peralatan seperti drone dan yang lainnya menjadi tanggungan kami. Sampai akhirnya kami bertemu dengan vendor buku tahunan yang saat ini berkerjasama. Kami memilih vendor ini dengan alasan sebagai berikut:
1. Jumlah sesi pemotretan 13 kali (guru, siswa, ekskul, fasilitas sekolah, tematik kelas 12),
2. Coverage area sesi pemotretan JABODETABEK dan Bandung --free transportasi dan akomodasi pihak vendor jika harus menginap,
3. Jumlah Buku Tahunan yang akan dicetak sebanyak 130 eksemplar dengan spesifikasi; halaman isi dan cover, menggunakan art paper 150gr, laminasi doff dengan spot UV untuk cover, sebagai tambahan ada 2 DVD yang akan berisi musik dan film karga siswa disetiap buku.
4. Free penggunaaan peralatan yang diperluan (drone, peralatan foto studio, dll)
Setelah selesai dengan merinci semua kebutuhan yearbook baik percetakan maupun sesi produksi, selesailah sudah proses perencanaan pembuatan sebuah buku tahunan sekolah.
Setelah selesai dengan tahapan ini, tiba waktunya bagi masing-masing korlas untuk menentukan konsep foto tematik kelas. Tahap ini melibatkan seluruh siswa dalam suatu kelas. Tahap ini saatnya menentukan tema foto kelas, lokasi pemotretan, kostum yang akan digunakan, kesesuaian kostum dengan tema dan tempat, property yang digunakan, waktu pemotretan--pagi, siang, malam, setengah hari, sehari ful, sehari semalam--yang ditentukan bersama, kesiapan semua siswa yang pastinya harus hadir dalam sesi foto tematik. Satu lagi yang perlu dilaukan oleh korlas adalah menuangkan konsep desain dala bentuk terlulis atau gambar sebagai panduan pelaksanaan pemotretan dan pembuatan desain olwh tim vendor nantinya. Pada saat pemotretan te atik dilaksanakan, jika ada siswa yang tidak hadir maka secara otomatis akan menghambat proses pemotretan karena biasanya, siswa tersebut harus mengulang ditempat yang sama denga tema, kostum dan property yang juga sama. Jika ada satu siswa yang berhalangan mengikuti sesi fotomatik, biasanya korlas akan memilih memindahkan jadwal foto.
Banyaknya hal yang dilakukan ditahap kedua akan mengarahkan korlas pada kemudahan pelaksanaan tahap ketiga yaitu pelaksanaan sesi pemotretan. Seperti nasehat lama--rencanakanlah sesuatu dengan baik, maka perencanaan tersebut akan mengarahkan kita pada hasil yang maksimal
Sekarang saya akan cerita mengenai tahap ketiga pembuatan yearbook kami. Tahap ketiga adalah saatnya melaksakana semua sesi pemotretan. Tahap ini dimulai dengan membagi sesi pemotretan menjadi dua bagian besar yaitu, sesi pemotretan didalam sekolah dan diluar sekolah.
Sesi yang dilaksanakan didalam sekolah adalah sebagai berikut:
1. Sesi pemotretan guru dan staf individu
2. Sesi pemotretan guru kelompok
3. Sesi pemotretan fasilitas sekolah (yang ini free)
4. Sesi pemotretan kelompok ekstra kurikuler (dilakukan sebanyak 2kali, namun dihitung satu sesi)
5. Sesi pemotretan kelas 11 dan 10
5. Sesi pemotretan konfigurasi angka 20 untuk kelas 12 ( drone nya free)
6. Pemotretan kelas 12 dengan seragam putih abu bersama wali kelas
Sesi pemotretan yang dilaksanakan diluar sekolah
1. Pemotretan tematik kelas 12 IPA 1 (Taman Ilalang Bogor)
2. Pemotretan tematik kelas 12 IPA 1 (Two Stories Cafe n Resto)
3. Pemotretan tematik kelas 12 IPS 1 (Kelas 12 IPS 1 dengan konsep studio)-- peralatan free
4. Pemotretan tematik kelas 12 IPS 2 (Backlight Studio, Tangerang) transportasi vendor free
5. Pemotretan tematik kelas 12 Internasional (Gunung Pancar, Sentul, Bogor)
6. Pemotretan tematik koordinator kelas (Puncak, Bogor) transportasi vendor free
7. Pemotretan tematik Panitia Wisuda (Taman Mini Indonesia Indah) transportasi vendor free
Berjalannya proses pemotretan dibarengi denga dikumpulkannya materi lain untuk yearbook, antara lain:
1. Foto kegiatan selama 3 tahun angkatan kelas 12 (beberapa kegiatan ya g dilakukan oleh siswa kelas 12 sejak mereka duduk di kelas 10)
2. Biodata siswa kelas 12
3. Biodata guru
4. Sambutan para walikelas, presiden direktur, kepala sekolah, ketua panitia wisuda, dan ketua angkatan
Setelah semua proses pemotretan selesai, maka korlas berkewajiban memilih foto yang akan dimasukkan kedala yearbook.
Setalah selesai memilih foto, proses pembuatan yearbook melangkah ke tahap keempat yaitu proses pembuatan desain dan layout sesuai dengan konsep yang telah dibuat oleh para korlas. Ditahap ini proses pembuatan yearbook 70% dikerjakan oleh tim vendor. Dua kelas kami yang menggunakan konsep studio dan salah satu kelas menggunakan konsep pantone series untuk foto profile, maka perlu dilakukan cropping untuk foto-foto yang telah diambil. Proses ini tergantung pada konsep yang diinginkan korlas. Tidak hanya cropping, dalam tahap juga ini terdapat proses colour grading dan menyesuaikan layout dari masing-masing kelas. Karena konsep yearbook kami adalah free art, maka diupayakan tidak terdapat kesamaan layout dan desain pada masing-masing halaman tematik kelas. Akhir dari tahap keempat ini adalah pembuatan dummy atau contoh buku tahunan yang akan menjadi acuan pencetakan buku tahunan secara keseluruhan. Setelah dummy jadi, maka akan dilakukan proses editing untuk memperbaiki kesalahan--jika ada--misalnya saja salah tulisan, warna kurang terang, layout kurang pas, dsb. Karena pada dasarnya mendesain bukanlah menempelkan gambar, atau meng copy-paste tulisan. Namun mendesain adalah menggambar ulang, membuat baru suatu gambar, menyusun langsung sebuah layout, dan mengkereasikan sebuah ide dengan menuangkan dalam bentuk grafis.
Komentar